Privacyverklaring Evo Dental

1. Algemeen

Evo Dental hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel dit gebeurt en hoe wij met deze gegevens omgaan.

Voor persoonsgegevens die u via deze website aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier of bij aanmelding voor onze nieuwsbrief) treedt Evo Dental op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Voor patiëntgegevens die wij verwerken in onze software treedt Evo Dental op als verwerker namens de tandartspraktijk. De praktijk is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke; de afspraken hierover zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst tussen de praktijk en Evo Dental.

2. Contactgegevens

Evo Dental
Rotterdam Science Tower
Marconistraat 16
3029 AK Rotterdam
E-mail: info@evo-dental.nl
Telefoon: +31 6 34387887
Website: www.evo-dental.nl

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Evo Dental verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via een contactformulier of bij het aanmelden voor onze nieuwsbrief.
Wij verwerken de volgende gegevens:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Bedrijfsnaam

Als verwerker verwerkt Evo Dental in opdracht van tandartspraktijken daarnaast patiënt- en behandelgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens betreffende gezondheid (AVG art. 9). Voor deze verwerkingen is de tandartspraktijk de verwerkingsverantwoordelijke.

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Evo Dental verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het verzenden van onze nieuwsbrief;
  • Het beantwoorden van contactverzoeken via het contactformulier of per e-mail.

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor deze doeleinden en niet voor andere doeleinden zonder uw toestemming.

5. Bewaartermijn

Evo Dental bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, conform AVG art. 5 lid 1 onder e (opslagbeperking). Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Contactformulier- en nieuwsbriefgegevens: 2 jaar na het laatste contact
  • Patiëntendossier en behandelgegevens (verwerkt namens een tandartspraktijk): 20 jaar na de laatste behandeling (Wgbo, art. 7:454 BW)
  • Fiscale en administratieve gegevens (facturen, declaraties): 7 jaar na afloop van het boekjaar (AWR art. 52 lid 4; BW art. 2:10)
  • Beveiligings- en platformlogs: 5 jaar (intern ISMS, conform ISO 27001)

U kunt te allen tijde verzoeken om verwijdering van uw gegevens via info@evo-dental.nl. Voor patiëntgegevens neemt u contact op met uw tandartspraktijk; zij is verwerkingsverantwoordelijke voor uw dossier.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Evo Dental deelt uw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer u hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.
Op dit moment worden er geen persoonsgegevens verwerkt door externe partijen. Indien dit in de toekomst verandert, zal Evo Dental hiervoor verwerkersovereenkomsten afsluiten met de betreffende partijen.

7. Verwerking buiten de Europese Unie

Evo Dental slaat persoonsgegevens niet op en verwerkt deze niet buiten de Europese Unie.

8. Nieuwsbrief en communicatie

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres gebruikt om u periodiek te informeren over nieuws en ontwikkelingen rondom Evo Dental.
De verzending van onze nieuwsbrieven verloopt via SendGrid, een verwerker waarmee Evo Dental passende afspraken maakt over gegevensbeveiliging en naleving van de AVG.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Evo Dental neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Deze maatregelen omvatten onder meer:

  • SSL-versleuteling (HTTPS)
  • Toegangsbeperkingen tot systemen en gegevens
  • Regelmatige back-ups
  • Rate limiting en CSRF-bescherming

10. Cookies

Evo Dental gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Er worden geen analytische of trackingcookies geplaatst zonder uw toestemming.

11. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

  • Recht op inzage in uw persoonsgegevens;
  • Recht op correctie van onjuiste gegevens;
  • Recht op verwijdering van uw gegevens;
  • Recht op beperking van de verwerking;
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
  • Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kunt een verzoek indienen via info@evo-dental.nl.
Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Evo Dental behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op www.evo-dental.nl. De meest recente versie is altijd van toepassing.

13. Contact en klachten

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@evo-dental.nl.
Indien u meent dat uw rechten zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Privacy Policy Evo Dental

1. General

Evo Dental places great value on the protection of your personal data. This privacy statement explains which personal data we process, for what purpose, and how we handle that data.

For personal data you provide to us via this website (for example through the contact form or by subscribing to our newsletter), Evo Dental acts as the data controller within the meaning of the GDPR.

For patient data we process within our software, Evo Dental acts as a data processor on behalf of the dental practice. The practice is the data controller in that case; the arrangements are recorded in a data processing agreement between the practice and Evo Dental.

2. Contact Details

Evo Dental
Rotterdam Science Tower
Marconistraat 16
3029 AK Rotterdam
Email: info@evo-dental.nl
Phone: +31 6 34387887
Website: www.evo-dental.nl

3. Personal Data We Process

Evo Dental processes your personal data because you use our services and/or because you provide this information to us, for example via a contact form or when signing up for our newsletter.
We process the following data:

  • Name
  • Email address
  • Company name

Acting as a data processor on behalf of dental practices, Evo Dental also processes patient and treatment data, including special categories of personal data concerning health (GDPR art. 9). For these processing activities the dental practice is the data controller.

4. Purposes of Data Processing

Evo Dental processes your personal data for the following purposes:

  • Sending our newsletter;
  • Responding to contact requests submitted via the contact form or by email.

We only use your data for these purposes and will not use it for other purposes without your permission.

5. Retention Period

Evo Dental does not retain your personal data longer than necessary for the purposes for which it was collected, in accordance with GDPR art. 5(1)(e) (storage limitation). We apply the following retention periods:

  • Contact-form and newsletter data: 2 years after last contact
  • Patient records and treatment data (processed on behalf of a dental practice): 20 years after the last treatment (Wgbo, art. 7:454 Dutch Civil Code)
  • Fiscal and administrative data (invoices, claims): 7 years after the end of the fiscal year (AWR art. 52(4); art. 2:10 Dutch Civil Code)
  • Security and platform logs: 5 years (internal ISMS, in line with ISO 27001)

You may request deletion of your data at any time via info@evo-dental.nl. For patient data, please contact your dental practice; they are the data controller for your records.

6. Sharing Personal Data with Third Parties

Evo Dental does not share your data with third parties unless this is necessary to comply with a legal obligation or if you have given explicit permission.
At this time, no personal data is processed by external parties. Should this change in the future, Evo Dental will enter into data processing agreements with the relevant parties.

7. Processing Outside the European Union

Evo Dental does not store or process personal data outside the European Union.

8. Newsletter and Communication

When you subscribe to our newsletter, your email address is used to periodically inform you about news and developments concerning Evo Dental.
Our newsletters are sent through SendGrid, a processor with whom Evo Dental has proper agreements regarding data security and GDPR compliance.

9. Security of Personal Data

Evo Dental takes appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against misuse, loss, unauthorized access, unwanted disclosure, and unauthorized alteration. These measures include:

  • SSL encryption (HTTPS)
  • Access restrictions to systems and data
  • Regular backups
  • Rate limiting and CSRF protection

10. Cookies

Evo Dental only uses functional cookies that are necessary for the proper operation of the website. No analytics or tracking cookies are placed without your consent.

11. Your Rights

Under the GDPR you have the following rights:

  • Right of access to your personal data;
  • Right to rectification of incorrect data;
  • Right to erasure of your data;
  • Right to restriction of processing;
  • Right to data portability;
  • Right to object to the processing of your personal data.

You can submit a request via info@evo-dental.nl.
We will respond as soon as possible, but no later than within four weeks.

12. Changes to This Privacy Policy

Evo Dental reserves the right to amend this privacy policy. Changes will be published on www.evo-dental.nl. The most recent version always applies.

13. Contact and Complaints

If you have questions about this privacy policy or about how we process your personal data, please contact us via info@evo-dental.nl.
If you believe that your rights have been violated, you can submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.