Privacyverklaring Evo Dental
Versie 1.3, 11 oktober 2026
1. Wie zijn wij
Evo Dental B.V. (hierna: Evo Dental) levert patiëntdossiersoftware voor de mondzorg. Voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is Evo Dental de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke: Evo Dental B.V.
KvK-nummer: 42107006
Adres: Marconistraat 16, 3029 AK Rotterdam
E-mail (privacy): security@evo-dental.nl
Algemeen e-mailadres: info@evo-dental.nl
Evo Dental heeft op dit moment geen Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld; de beoordeling hiervan is vastgelegd in het interne Privacybeleid. De Security Officer is het aanspreekpunt voor privacyvragen en is bereikbaar via security@evo-dental.nl.
2. Reikwijdte van deze verklaring
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Evo Dental omgaat met persoonsgegevens die zij als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt: gegevens van bezoekers van onze website, (potentiële) klanten en hun contactpersonen, leveranciers, sollicitanten en medewerkers.
Deze verklaring ziet niet op de patiëntgegevens die binnen onze software worden verwerkt. Voor die gegevens is de tandartspraktijk de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Evo Dental op als verwerker. Zie hiervoor §10. Een uitzondering vormen consultopnames waarvoor u ons zelf toestemming geeft om onze software te verbeteren; daarvoor is Evo Dental wel verwerkingsverantwoordelijke (§10, laatste alinea).
3. Welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag
| Betrokkenen | Persoonsgegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Bezoekers van onze website | IP-adres, apparaat- en browsergegevens (uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de werking en beveiliging van de website); bij gebruik van een contactformulier tevens naam en contactgegevens | Functioneren en beveiliging van de website; afhandelen van aanvragen | Lid 1f (gerechtvaardigd belang) voor het functioneren en de beveiliging van de website | Niet langer dan noodzakelijk voor werking en beveiliging; zie §4 |
| (Potentiële) klanten en hun contactpersonen | Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, organisatie | Offertes, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst, klantrelatiebeheer en facturatie | Lid 1b (overeenkomst) en lid 1f (gerechtvaardigd belang) | Duur van de klantrelatie; facturatiegegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Leveranciers en zakelijke contacten | Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie | Inkoop en uitvoering van overeenkomsten; zakelijke communicatie | Lid 1b (overeenkomst) en lid 1f (gerechtvaardigd belang) | Duur van de relatie; facturatiegegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Sollicitanten | Naam, contactgegevens, CV, motivatiebrief | Werving en selectie | Lid 1b (pre-contractuele maatregelen) en lid 1a (toestemming voor langer bewaren) | Tot 4 weken na afronding van de procedure; met toestemming maximaal 1 jaar |
| Medewerkers | NAW-gegevens, BSN, loon- en bankgegevens, kopie identiteitsbewijs, arbeidsovereenkomst, functieprofiel | Uitvoering van de arbeidsovereenkomst, salarisadministratie en wettelijke verplichtingen | Lid 1b (overeenkomst) en lid 1c (wettelijke verplichting) | Wettelijke termijnen, waaronder 7 jaar (fiscaal) en 5 jaar voor de kopie identiteitsbewijs na uitdiensttreding |
| Patiënten die ons toestemming geven om hun consultopname te gebruiken (nog niet actief) | Audio van het consult en de uitgeschreven tekst daarvan; dit zijn gezondheidsgegevens. Ook de stem van de behandelaar en van iemand die bij het consult aanwezig is | Verbeteren van onze software en trainen van onze eigen AI-modellen | Lid 1a (toestemming), voor gezondheidsgegevens uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG) | Zolang uw toestemming geldt, uiterlijk 3 jaar na de opname |
De volledige en actuele bewaartermijnen zijn vastgelegd in de interne Retentieperiodes en het Verwerkingsregister.
4. Cookies en websitestatistieken
Onze website plaatst geen tracking-, analyse- of marketingcookies en maakt geen gebruik van websitestatistieken die persoonsgegevens verwerken. Uitsluitend strikt noodzakelijke, functionele cookies die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website kunnen worden geplaatst; hiervoor is op grond van de wet geen toestemming vereist.
5. Ontvangers en subverwerkers
Evo Dental deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor bovengenoemde doeleinden of op grond van een wettelijke verplichting. Wij schakelen onder meer de volgende verwerkers in voor onze eigen bedrijfsvoering:
- Leaseweb Netherlands B.V. (hosting, opslag, domeinregistratie en DNS), Nederland (EU);
- Leaseweb Deutschland GmbH (off-site back-up), Duitsland (EU);
- Sendinblue SAS (Brevo: transactionele e-mail en sms), Frankrijk (EU);
- Google (Google Workspace: zakelijke e-mail, identity en samenwerking), EU.
Met deze partijen worden vóór livegang verwerkersovereenkomsten gesloten. De actuele lijst wordt onderhouden in het Verwerkingsregister.
6. Doorgifte buiten de EER
Persoonsgegevens worden in beginsel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens toch buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen (SCC's) of een andere passende waarborg conform AVG hoofdstuk V.
7. Beveiliging
Evo Dental treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang of verwerking, conform ISO 27001 en NEN 7510. Hieronder vallen onder meer versleuteling (in rust en tijdens transport), meervoudige authenticatie (MFA), toegangsbeperking op basis van least privilege, logging en monitoring, en periodieke beveiligingstests.
8. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang een wettelijke bewaarplicht dit vereist. De concrete termijnen staan in de tabel in §3 en in de interne Retentieperiodes.
9. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG het recht om:
- uw persoonsgegevens in te zien (art. 15);
- onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen (art. 16);
- uw gegevens te laten verwijderen (art. 17);
- de verwerking te laten beperken (art. 18);
- uw gegevens over te dragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (art. 20);
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21);
- een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U kunt een verzoek indienen via security@evo-dental.nl. Wij reageren binnen één maand (AVG art. 12 lid 3). Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende gegevens vragen.
Bent u het oneens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Patiëntgegevens: onze rol als verwerker
Verwerkt uw tandarts of mondzorgpraktijk uw gegevens in software van Evo Dental, dan is die praktijk de verwerkingsverantwoordelijke en is Evo Dental slechts verwerker. Wilt u uw patiëntgegevens inzien, corrigeren of verwijderen, of heeft u een vraag over de verwerking daarvan, neem dan contact op met uw tandartspraktijk. De afspraken tussen de praktijk en Evo Dental zijn vastgelegd in een Verwerkersovereenkomst (DPA).
Verbeteren van onze software met uw toestemming (nog niet actief). Neemt uw praktijk een consult op, dan kunt u ons apart toestemming geven om die opname langer te bewaren en te gebruiken om onze software te verbeteren en onze eigen AI-modellen te trainen. Voor dat gebruik is Evo Dental zelf verwerkingsverantwoordelijke. De opname wordt versleuteld bewaard op onze eigen servers in Nederland, alleen gebruikt door ons ontwikkelteam en niet gedeeld met andere partijen of AI-bedrijven. Wij herkennen geen stemmen. U kunt uw toestemming altijd intrekken via uw praktijk of bij ons (security@evo-dental.nl); wij verwijderen de opname dan uit onze verbeterset. Een model dat al met uw opname is getraind, kunnen wij niet terugdraaien. Geeft u geen toestemming, dan heeft dat geen enkel gevolg voor uw behandeling.
11. Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij betrokkenen waar mogelijk actief.
12. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens: security@evo-dental.nl.
Privacy Statement Evo Dental
Version 1.3, 11 October 2026
1. Who we are
Evo Dental B.V. (hereinafter: Evo Dental) supplies patient record software for oral care. For the processing described in this statement, Evo Dental is the controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR).
Controller: Evo Dental B.V.
Chamber of Commerce number: 42107006
Address: Marconistraat 16, 3029 AK Rotterdam, the Netherlands
Email (privacy): security@evo-dental.nl
General email address: info@evo-dental.nl
Evo Dental has not currently appointed a Data Protection Officer (DPO); the assessment of this is recorded in our internal Privacy Policy. The Security Officer is the point of contact for privacy questions and can be reached at security@evo-dental.nl.
2. Scope of this statement
This privacy statement describes how Evo Dental handles personal data that it processes as a controller: data of visitors to our website, (prospective) customers and their contact persons, suppliers, job applicants and employees.
This statement does not cover the patient data processed within our software. For that data, the dental practice is the controller and Evo Dental acts as a processor. See §10. An exception is consultation recordings for which you yourself give us consent to improve our software; for those, Evo Dental is the controller (§10, last paragraph).
3. Which personal data we process, for what purpose and on what legal basis
| Data subjects | Personal data | Purpose | Legal basis (GDPR art. 6) | Retention period |
|---|---|---|---|---|
| Visitors to our website | IP address, device and browser data (only insofar as necessary for the operation and security of the website); when a contact form is used, also name and contact details | Operation and security of the website; handling requests | Paragraph 1(f) (legitimate interest) for the operation and security of the website | No longer than necessary for operation and security; see §4 |
| (Prospective) customers and their contact persons | Name, business email address, telephone number, job title, organisation | Quotations, conclusion and performance of the agreement, customer relationship management and invoicing | Paragraph 1(b) (contract) and paragraph 1(f) (legitimate interest) | Duration of the customer relationship; invoicing data 7 years (statutory tax retention) |
| Suppliers and business contacts | Name, business email address, telephone number, job title | Purchasing and performance of agreements; business communication | Paragraph 1(b) (contract) and paragraph 1(f) (legitimate interest) | Duration of the relationship; invoicing data 7 years (statutory tax retention) |
| Job applicants | Name, contact details, CV, cover letter | Recruitment and selection | Paragraph 1(b) (pre-contractual measures) and paragraph 1(a) (consent for longer retention) | Up to 4 weeks after the procedure ends; with consent, at most 1 year |
| Employees | Name and address details, citizen service number (BSN), salary and bank details, copy of identity document, employment contract, job profile | Performance of the employment contract, payroll administration and legal obligations | Paragraph 1(b) (contract) and paragraph 1(c) (legal obligation) | Statutory periods, including 7 years (tax) and 5 years after employment ends for the copy of the identity document |
| Patients who give us consent to use their consultation recording (not yet active) | Audio of the consultation and its written transcript; this is health data. Also the voice of the practitioner and of anyone present at the consultation | Improving our software and training our own AI models | Paragraph 1(a) (consent), for health data explicit consent (GDPR art. 9(2)(a)) | For as long as your consent applies, at most 3 years after the recording |
The complete and current retention periods are recorded in our internal Retention Periods and the Record of Processing Activities.
4. Cookies and website statistics
Our website does not place tracking, analytics or marketing cookies and does not use website statistics that process personal data. Only strictly necessary, functional cookies needed for the operation and security of the website may be placed; by law, no consent is required for these.
5. Recipients and sub-processors
Evo Dental shares personal data with third parties only insofar as this is necessary for the purposes above or required by a legal obligation. For our own business operations we engage, among others, the following processors:
- Leaseweb Netherlands B.V. (hosting, storage, domain registration and DNS), the Netherlands (EU);
- Leaseweb Deutschland GmbH (off-site backup), Germany (EU);
- Sendinblue SAS (Brevo: transactional email and text messages), France (EU);
- Google (Google Workspace: business email, identity and collaboration), EU.
Data processing agreements are concluded with these parties before go-live. The current list is maintained in our Record of Processing Activities.
6. Transfers outside the EEA
Personal data is in principle processed within the European Economic Area (EEA). If data is nevertheless processed outside the EEA, this takes place only on the basis of an adequacy decision of the European Commission, standard contractual clauses (SCCs) or another appropriate safeguard in accordance with chapter V of the GDPR.
7. Security
Evo Dental takes appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss and unauthorised access or processing, in line with ISO 27001 and NEN 7510. These include encryption (at rest and in transit), multi-factor authentication (MFA), access restriction based on least privilege, logging and monitoring, and periodic security testing.
8. How long we keep data
We keep personal data no longer than necessary for the purposes for which it was collected, or for as long as a statutory retention obligation requires. The specific periods are listed in the table in §3 and in our internal Retention Periods.
9. Your rights
Under the GDPR you have the right to:
- access your personal data (art. 15);
- have incorrect data corrected or completed (art. 16);
- have your data erased (art. 17);
- have the processing restricted (art. 18);
- receive your data in a structured, machine-readable format (art. 20);
- object to processing based on legitimate interest (art. 21);
- withdraw consent you have given, without affecting the lawfulness of processing before the withdrawal.
You can submit a request to security@evo-dental.nl. We respond within one month (GDPR art. 12(3)). To verify your identity, we may ask for additional information.
If you disagree with how we handle your data, you have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Patient data: our role as processor
If your dentist or oral care practice processes your data in Evo Dental software, that practice is the controller and Evo Dental is only a processor. If you want to access, correct or erase your patient data, or have a question about how it is processed, please contact your dental practice. The arrangements between the practice and Evo Dental are set out in a Data Processing Agreement (DPA).
Improving our software with your consent (not yet active). If your practice records a consultation, you can separately give us consent to keep that recording longer and use it to improve our software and train our own AI models. For that use, Evo Dental itself is the controller. The recording is stored encrypted on our own servers in the Netherlands, used only by our development team and not shared with other parties or AI companies. We do not recognise voices. You can always withdraw your consent through your practice or with us (security@evo-dental.nl); we then remove the recording from our improvement set. A model that has already been trained with your recording cannot be undone. If you do not give consent, this has no consequences whatsoever for your treatment.
11. Changes to this statement
We may amend this privacy statement from time to time, for example when our services or laws and regulations change. The current version is always available on our website. In the event of significant changes, we will actively inform data subjects where possible.
12. Contact
For questions about this privacy statement or about the processing of your personal data: security@evo-dental.nl.
